Integraciones
La integración de Wellhub en tu sistema de nóminas puede parecer muy complicado, pero en realidad te la hacemos muy fácil con esta guía que te ayuda en cada paso. Así, vas a poder olvidarte de los dolores de cabeza y prepararte para implementar Wellhub de la forma que mejor se adapte a tu organización.
¡Allá vamos!
Cómo funciona el proceso de integración en la nómina de Wellhub
Para colaboradores/as
Primero, vamos a explicarte cómo funciona Wellhub para tus colaboradores/as. Wellhub es una prestación que es flexible, lo que le permite a todo tu personal unirse a un plan, mejorarlo o pausarlo en cualquier momento del año. Por tanto, cada colaborador/a tiene un ciclo de suscripción único que comienza cuando dicha persona se suscribe a un plan determinado.
Los cambios de nivel de los planes se aplican de inmediato y modifican el período de facturación del colaborador/a. Al colaborador/a se le va a deducir el costo del plan nuevo, MENOS los días que no haya usado del plan anterior.
Cambio de nivel de los planes
Pausas en los planes
Cuando algún colaborador/a pausa su plan, el cambio se aplica al día siguiente de que este envíe la solicitud. Cuando el plan se reanuda, puede aprovechar los días que ya había pagado en el período de facturación anterior a la pausa, pero que todavía no había usado. El período de facturación nuevo no se va a activar hasta que se usen los días sobrantes del período de facturación anterior.
La fecha límite que Wellhub establece para marcar el final del periodo de facturación se fija en tres días antes de la fecha de facturación (o sea, el día que hayas elegido para que el archivo de deducciones y la nota de débito (no sujeta a impuestos) estén disponibles). Wellhub utiliza esta fecha para calcular el importe de la nota de débito (no sujeta a impuestos).
En el caso de los colaboradores/as que se suscriban a Wellhub o mejoren su plan antes de esa fecha límite, el monto correspondiente al período de facturación actual se va a deducir de su siguiente nómina. Si se suscriben o mejoran su plan después de esta fecha, se incluirán en la deducción de la nómina del mes siguiente.
Supongamos que María es una de tus colaboradoras:
- María se suscribe al plan Basic el 20 de junio.
- Si la fecha límite de tu empresa para las deducciones en la nómina es el 23 de junio, el periodo de facturación de todas las suscripciones y mejoras de plan de tus colaboradores/as abarcará del 24 de mayo al 23 de junio.
- El día de pago, a María se le resta de su nómina el importe mensual correspondiente a su suscripción.
- El 20 de julio, el plan de María se renueva.
Para vos
Ahora, vamos a hablar de lo que esto significa para vos. Garantizar que tus colaboradores/as reciban sus pagos a tiempo requiere de una coordinación y colaboración excepcionales entre las distintas partes interesadas. Por eso, tenés la flexibilidad de elegir cuándo querés recibir el archivo con las deducciones de los colaboradores/as, ajustarlo al día de pago de las nóminas y procesar los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Sigamos con María en este otro ejemplo práctico:
- La fecha de facturación es el día en que están disponibles el archivo de deducciones y la nota de débito. Como el día de pago de la empresa es el 29 de junio, se optó por fijar el 26 de junio como fecha de facturación, de modo que haya tiempo suficiente para procesar el archivo de deducciones en el sistema de nóminas.
- El día de pago, a los suscriptores de Wellhub se les restan de sus nóminas los montos correspondientes a sus suscripciones.
- La fecha de vencimiento de la nómina es la fecha en que la empresa tiene que pagar la nota de débito.
Ahora, analicemos todos los pasos clave…
Archivo de deducciones:
archivo mensual en formato .xslx o .csv que muestra el importe total que debe cada colaborador/a. Este archivo se utiliza en los sistemas de gestión de nóminas.
Nota de débito:
documento que informa del importe que se debe a Wellhub.
Fecha de facturación:
fla fecha en la que Wellhub envía la nota de débito y el archivo de deducciones al cliente y los carga a Wellhub para empresas.
Para gestionar las nóminas, solo hay que seguir algunos pasos sencillos
Ahora, veamos cómo funciona en la práctica con nuestra plataforma de Recursos Humanos, Wellhub para empresas. Este proceso simplificado te va a llevar como máximo 20 minutos al mes.
Actualizá tu lista de colaboradores/as
Tu gerente de RR. HH. puede agregar y eliminar personal con facilidad actualizando tu lista de colaboradores/as en Wellhub para empresas.
Consejo profesional: Podés actualizar la lista de colaboradores/as tantas veces como sea necesario dentro del mes para incluir al personal nuevo y eliminar a quienes dejaron la empresa.
Hacé un seguimiento de las deducciones
En la página de facturación, el gerente de RR. HH. tiene una vista previa en tiempo real de la nota de débito (no sujeta a impuestos) y el archivo de deducciones para el período de facturación actual. Esta información se actualiza todos los días con los colaboradores/as nuevos que se suscriben a Wellhub a través de la deducción en la nómina.
Descargá y procesá el archivo de deducciones
tu gerente de RR. HH. puede descargar el archivo de deducciones para procesarlo en tu sistema de nóminas. En función del sistema que uses, es posible que tengas que modificar el archivo para que el formato cumpla los requisitos necesarios.
¡Listo! Tu sistema de nóminas ahora está configurado para deducir las suscripciones a Wellhub de las nóminas de tus colaboradores/as.
El archivo de deducciones
El archivo de deducciones muestra el monto total que cada colaborador/a debe por el ciclo de facturación anterior y que se va a deducir de sus nóminas. Incluye la misma información de tu personal que figura en el archivo con la lista de colaboradores/as.
- Está disponible en formato CSV y XSLV.
- Este archivo debe usarse únicamente para procesar las nóminas. Incluye a los suscriptores que usan la nómina como forma de pago y tienen montos cuantificables que van a deducirse de sus nóminas.
Wellhub establece una fecha límite 3 días antes de la fecha de facturación. Ese día marca el final de tu período de facturación y se usa como referencia para crear el archivo de deducciones.
- Si el plan de un colaborador/a se pausa justo en esa fecha, no aparecerá en el archivo de deducciones, ya que no habrá que restarle ningún importe de la nómina.
- Si un colaborador/a pausa su plan entre la fecha límite y el momento en que recibís el archivo, se mostrará el valor del plan anterior a la pausa, porque ese era el plan que tenía activo cuando se creó el archivo de deducciones.
- Cuando el plan se reanuda, pueden aprovechar los días que ya habían pagado en el periodo de facturación anterior a la pausa, pero que aún no habían utilizado. Una vez que utilice estos días, comenzará su nuevo periodo de facturación y esta información se reflejará en el archivo de deducciones.
- Si el nuevo periodo de facturación comienza entre la fecha límite y el momento en que recibís el archivo, aparecerá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un colaborador/a pausa su plan?
Cuando los colaboradores/as se pasen a un plan superior, el archivo de deducciones va a mostrar la diferencia entre el valor del plan nuevo y los días que no se hayan usado del plan anterior.
- Estos cambios se aplican de inmediato y modifican los períodos de facturación de los colaboradores/as.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un colaborador/a se pasa a un plan superior?
- Si un colaborador/a se pasa a un plan superior entre el final de tu período de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibís el archivo de deducciones, se va a mostrar el valor del plan anterior al cambio. El monto del plan nuevo va a aparecer en el archivo de deducciones del siguiente período de facturación.
Deducción en la nómina y Wellhub+
Si tu empresa ofrece planes gratuitos con Wellhub+, los colaboradores/as que estén suscritos a un plan gratuito con un valor de $0 no van a aparecer en el archivo de deducciones.
Vas a encontrar más información sobre Wellhub+ y la deducción en la nómina acá
Seguimiento y gestión de los colaboradores/as
que abandonan la empresa
Estás dando los pasos necesarios para integrar Wellhub en tu proceso actual de gestión de las nóminas. Sin embargo, debés tener en cuenta un detalle importante: ¿qué pasa cuando un colaborador/a se va de la empresa?
Es esencial establecer un proceso para eliminar de la lista de colaboradores/as a las personas que se van a ir de la empresa antes de que lo hagan. Una vez que las elimines, se va a generar un archivo de deducciones específico sobre esos colaboradores/as. Es similar al archivo de deducciones estándar, pero incluye exclusivamente los montos que debe cada uno de estos colaboradores/as. Si no deben ninguna cantidad, no se generará ningún archivo de deducciones.
Consejo profesional: Muchos clientes optan por eliminar a sus colaboradores/as un mes antes de la fecha de salida. Tené en cuenta que, cuando se elimina de la lista a un colaborador/a, se le envía un aviso por correo electrónico.
Cuando la salida es inesperada, existen herramientas para garantizar que no haya contratiempos.
Esto es lo que podés hacer:
Eliminá al colaborador/a de la lista
Tu gerente de RR. HH. puede eliminar a una persona específica de la lista de colaboradores/as de forma fácil y rápida.
Descargá al instante el archivo de deducciones de la
persona que se va de la empresa
Ese archivo va a estar disponible de inmediato e indica el monto que hay que cobrarle al colaborador/a durante el proceso de baja
Consejo profesional: Recordá que los colaboradores/as reciben una notificación en el mismo instante en que se los elimina de la lista. Si estás pensando en rescindir el contrato de un colaborador/a, planificalo con anticipación y verificá si tiene alguna deducción pendiente en la vista previa del archivo de deducciones, que se encuentra en la página de facturación y se actualiza en tiempo real.
Con estos pasos, podés gestionar de forma eficiente las deducciones de Wellhub en la nómina para los colaboradores/as que se van de la empresa, para garantizar así una transición fluida.
Integraciones
Integraciones: cómo simplificar la gestión de las nóminas
El protocolo seguro de transferencia de archivos (o SFTP) te permite transferir las listas de colaboradores/as y los archivos de deducciones.
Además, es una función de “autoservicio” que se integra en tu plataforma de RH de Wellhub y ofrece un cifrado de datos PGP. Si tu empresa decide implementar SFTP, tu gerente de RR. HH. puede configurarlo fácilmente con la ayuda de tu equipo de informática y tu representante de Wellhub.
Sección extra
Deducción en la nómina y Wellhub+
¿Qué es Wellhub+?
Wellhub+ les permite a las empresas invertir aún más en el bienestar de sus colaboradores/as, al ofrecerles un acceso a planes de suscripción subvencionados por la empresa a un costo inferior o de forma gratuita.
Si tu empresa ofrece Wellhub+, tené en cuenta lo siguiente:
- Los colaboradores/as que se hayan suscrito a un plan gratuito con un valor de $0 no van a aparecer en el archivo de deducciones.
- Si un colaborador/a se pasa de un plan gratuito a uno de pago, el valor del plan de pago se va a mostrar en el archivo de deducciones.
- Si el colaborador/a se pasa a un plan superior entre el final de tu período de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibís el archivo de deducciones, se va a incluir en el archivo de deducciones del siguiente período de facturación.
- Para obtener asesoramiento sobre la declaración de impuestos, consultá a la persona experta en materia de impuestos de tu empresa.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es posible adaptar la frecuencia de facturación al ciclo de las nóminas de mi empresa, que no es mensual (por ejemplo, es semanal o quincenal)?
La frecuencia de facturación es mensual para ajustarse a los planes de los usuarios. Sin embargo, podés elegir una fecha de facturación específica que corresponda a una nómina dentro del mes para que se deduzcan los montos de la suscripción.
¿Qué pasa si algunos colaboradores/as no pueden usar la deducción en la nómina como
método de pago?
Tu gerente de RR. HH. puede desactivar con facilidad la deducción en la nómina en el caso de determinadas personas o grupos de colaboradores/as usando el campo “Incluido en la nómina” al momento de cargar la lista de colaboradores/as. Las empresas pueden usar esta función con los colaboradores/as cuyas nóminas no siempre alcancen el monto mínimo para deducir la suscripción de Wellhub.
¿Cómo afecta a mi declaración de impuestos el hecho de deducirme Wellhub en la nómina?
Para obtener asesoramiento sobre cuestiones relacionadas con la declaración de impuestos, consultá a la persona experta en materia de impuestos de tu empresa.
¡Eso es todo! Esperamos haber resuelto todas tus dudas para incluir
Wellhub en tu sistema de gestión de nóminas.
¿Tenés alguna otra pregunta?
¡Podemos darte una mano! Pedile a tu contacto de RR. HH. que organice una llamada con un representante de Wellhub para hablar sobre tus necesidades específicas.
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