Arquivo de
descontos
Integrar o Wellhub ao seu sistema de folha de pagamento pode parecer difícil, mas temos tudo o que você precisa. Este guia vai orientar você no processo, garantindo que não haja dores de cabeça e que você consiga lançar o Wellhub da melhor maneira para sua empresa.
Vamos começar...
Como decodificar o processo de folha de pagamento do Wellhub
Para colaboradores
Primeiro, vamos esclarecer como o Wellhub funciona para seus colaboradores. O Wellhub é um benefício flexível que permite que os colaboradores assinem, façam upgrade ou pausem o plano a qualquer momento. Cada colaborador tem um ciclo de assinatura exclusivo que começa quando ele assina um plano.
As atualizações do plano entram em vigor na hora, ajustando o período de cobrança do colaborador. Os colaboradores vão pagar o valor do novo plano MENOS os dias não utilizados do plano antigo.
Atualizações do plano
Pausas do plano
Os colaboradores têm a opção de pausar o plano, que entra em vigor no dia seguinte à solicitação de pausa. Quando o plano é reativado, o colaborador recupera o acesso aos dias pagos e não usados do período de cobrança anterior à solicitação de pausa. O novo ciclo de pagamento não se inicia até que todos os dias do período anterior sejam usados.
A data de fechamento, que marca o final do ciclo de pagamento, é três dias antes da data de cobrança (a data em que disponibilizamos a fatura e o arquivo de descontos). Usamos essa data para consolidar o valor da fatura.
Os colaboradores que assinam ou atualizam para um plano mais completo antes dessa data-limite pagam pelo período de cobrança atual no próximo salário. Assinaturas ou upgrades feitos após o fechamento serão deduzidos no contracheque seguinte.
Confira a seguir o exemplo da colaboradora Maria:
- Maria se inscreveu no plano Basic em 20 de junho.
- Como a data de fechamento da empresa é 23 de junho, o período de cobrança da empresa considera todas as assinaturas e upgrades que ocorrem entre 24 de maio e 23 de junho.
- No dia do pagamento, o valor mensal do plano de Maria é descontado do contracheque.
- No dia 20 de julho, o plano de dela é renovado.
Para você
Agora, vamos ver o que isso significa para você. Para garantir que os colaboradores recebam o pagamento no prazo, deve haver uma coordenação e uma colaboração bem-alinhadas entre as várias partes interessadas. Você tem a flexibilidade de escolher quando recebe o arquivo que contém as informações de descontos dos colaboradores (arquivo de descontos), alinhando-o ao seu dia de pagamento e processando os SLAs.
Confira a seguir um exemplo prático com a empresa de Maria:
- A data de faturamento é a data em que o arquivo de descontos e a fatura são disponibilizados. Como o dia de pagamento da empresa é 29 de junho, eles escolheram 26 de junho como data de faturamento a fim de ter tempo suficiente para processar o arquivo de descontos em seu sistema de folha de pagamento.
- No dia do pagamento, o valor da assinatura é deduzido do contracheque dos colaboradores.
- A data de vencimento da folha de pagamento é a data em que a empresa deve pagar a fatura.
Agora, vamos reunir todas as principais etapas...
Arquivo de descontos
um arquivo .xlsx ou .csv mensal que mostra o valor total a ser descontado de cada colaborador. Este arquivo é utilizado para o processamento nos sistemas de folha de pagamento.
Fatura:
documento que informa aos clientes o valor devido ao Wellhub.
Data de faturamento:
data em que o Wellhub envia a fatura da folha de pagamento (não tributável) e o arquivo de descontos ao cliente e disponibiliza no Wellhub para empresas.
É muito fácil gerenciar a folha de pagamento
Agora, vamos ver como funciona na prática com a nossa plataforma de RH, o Wellhub para Empresas. Para esse processo simplificado, você precisa de apenas 20 minutos por mês.
Atualize sua lista de colaboradores
Para adicionar e remover pessoas, atualize sua lista de colaboradores no Wellhub para Empresas.
Dica: você pode atualizar a lista de colaboradores quantas vezes no mês forem necessárias para gerenciar novas contratações e desligamentos.
Monitore os descontos
Na página de Faturas, o administrador de RH pode visualizar em tempo real as atualizações da fatura e do arquivo de descontos. A atualização é diária conforme os colaboradores assinam Wellhub com desconto em folha.
Baixe e processe o arquivo de descontos
Seu administrador de RH pode baixar o arquivo de descontos para processá-lo em seu sistema de folha de pagamento. Pode ser necessário formatar o arquivo conforme os requisitos do seu sistema.
Voilà! Agora, seu sistema de folha de pagamento está configurado para deduzir as assinaturas do Wellhub do salário dos colaboradores.
Arquivo de
descontos
Arquivo de descontos
O arquivo de descontos exibe o valor total devido por cada colaborador pelo período de faturamento anterior, a ser deduzido do contracheque. Inclui as mesmas informações do colaborador fornecidas no arquivo da lista de colaboradores.
- Disponível em CSV e XSLV
- Esse arquivo deve ser usado apenas para processar a folha de pagamento. Inclui assinantes que usam o desconto em folha como forma de pagamento e têm valores mensuráveis a serem deduzidos do contracheque.
O Wellhub define uma data-limite de três dias antes da data de faturamento. Essa data marca o final do período de faturamento e é usada para consolidar o arquivo de descontos.
- Se o plano de um colaborador for pausado nessa data, ele não aparecerá no arquivo de descontos, pois nenhum desconto é devido.
- Se o colaborador pausar o plano entre a data de fechamento e o dia em que você recebe o arquivo, o valor mostrado será o do plano antes da pausa e, portanto, o colaborador estará com o plano ativo no momento da consolidação dos descontos.
- Quando o plano é reativado, o colaborador recupera o acesso aos dias pagos e não usados do período de cobrança anterior à solicitação de pausa. Depois que esses dias são usados, tem início um novo período de cobrança, que aparece no arquivo de descontos.
- Caso o novo período de cobrança inicie entre a data de fechamento e o dia em que você recebe o arquivo, o valor será incluso no arquivo de descontos para o período de cobrança seguinte.
O que aparece no arquivo de descontos quando um colaborador pausa o plano?
O que aparece no arquivo de descontos para colaboradores que atualizam para um plano mais completo?
Quando os colaboradores atualizam para um plano mais completo, o arquivo de descontos mostra a diferença entre o valor do plano atualizado e os dias não utilizados do plano antigo.
- As atualizações entram em vigor na hora, ajustando o período de cobrança do colaborador.
- Se a atualização para um plano mais completo for entre o final do período de faturamento (data-limite) e a data em que você recebe o arquivo de descontos, o valor do plano será exibido antes da atualização. A atualização aparecerá no arquivo de descontos do período de faturamento seguinte.
Folha de pagamento e Wellhub+
Se a sua empresa oferece planos gratuitos com o Wellhub+, os colaboradores inscritos em um plano gratuito, com valor de R$0, não aparecem no arquivo de descontos.
Saiba mais sobre o Wellhub+ e a folha de pagamento aqui
Como monitorar e administrar o desligamento de colaboradores
Como monitorar e administrar o desligamento
de colaboradores
Você está no caminho certo para integrar o Wellhub ao seu processo de folha de pagamento. No entanto, você precisa considerar o que acontece quando um colaborador sai da empresa.
Antes de os colaboradores saírem da lista, é essencial estabelecer um processo para excluí-los. Depois que o colaborador é excluído, um arquivo de descontos diferente é gerado. É semelhante ao arquivo de descontos padrão, mas inclui exclusivamente os valores restantes devidos por cada colaborador a ser desligado. Se o colaborador não tiver valores a serem descontados, o arquivo não será gerado.
Dica: muitas empresas preferem excluir os colaboradores um mês antes da data do desligamento. Atenção: quando um colaborador é excluído da lista de colaboradores, ele imediatamente recebe uma notificação por e-mail.
Se a saída for inesperada, você pode usar algumas ferramentas para que sua empresa não seja prejudicada:
Excluir o colaborador da lista de colaboradores
O administrador de RH pode excluir colaboradores individualmente da lista de forma fácil e rápida.
Baixar na hora o arquivo de descontos
do colaborador
O arquivo de descontos do colaborador estará disponível imediatamente com o valor a ser cobrado durante o desligamento.
Dica: os colaboradores são notificados imediatamente quando são excluídos da lista. Se estiver pensando em rescindir o contrato de um colaborador, planeje com antecedência e verifique se ele tem algum desconto pendente na visualização do arquivo de descontos (na página de faturamento).
Com essas etapas, você pode gerenciar com eficiência as deduções da folha de pagamento do Wellhub para os colaboradores que estão saindo e garantir uma transição tranquila.
Integrações:
ainda mais facilidade
Integrações: ainda mais facilidade
SFTP (Protocolo Seguro para Transferência de Arquivos) disponível para transferir listas de colaboradores e arquivos de descontos.
Além disso, a plataforma de RH do Wellhub é um recurso de autoatendimento, e ainda contamos com criptografia PGP de dados. Se sua empresa decidir implementar o SFTP, seu administrador de RH pode configurá-lo facilmente com a ajuda de sua equipe de TI e de seu representante exclusivo do Wellhub.
Folha de pagamento
e Wellhub+
Folha de pagamento e Wellhub+
O que é o Wellhub+?
O Wellhub+ permite que as empresas invistam ainda mais no bem-estar de seus colaboradores com acesso patrocinado pela empresa a planos de assinatura a um custo reduzido.
Se a sua empresa oferece Wellhub+, observe:
- Os colaboradores inscritos em um plano gratuito com valor de R$ 0 não aparecem no arquivo de descontos.
- Se o colaborador atualizar de um plano gratuito para um plano pago, o valor do plano pago será exibido no arquivo de descontos.
- Se o valor for atualizado entre o final do período de faturamento (data-limite) e a data em que você recebe o arquivo de descontos, o colaborador será incluído no arquivo de descontos do período de faturamento seguinte.
- Para obter orientação sobre relatórios fiscais, consulte o setor de contabilidade da sua empresa.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
É possível adequar a frequência de faturamento ao ciclo de folha de pagamento da minha empresa, que não é mensal (ou seja, semanal ou quinzenal)?
A frequência de faturamento é mensal para se alinhar aos planos dos usuários. No entanto, você pode escolher uma data de faturamento específica que corresponda ao contracheque dentro do mês para que os valores da assinatura sejam deduzidos.
E se alguns colaboradores não puderem usar o desconto em folha para pagamento?
O administrador de RH pode desativar facilmente a folha de pagamento de um colaborador ou grupos de colaboradores usando o campo "Folha de pagamento ativada" ao fazer o upload da lista. As empresas podem utilizar esse recurso para colaboradores que não cumprem o valor mínimo do contracheque para que o desconto do Wellhub seja incluído.
Como a inclusão do Wellhub na minha folha de pagamento afeta a declaração de impostos?
Consulte os profissionais de contabilidade da sua empresa para obter orientação sobre questões de relatórios fiscais.
E pronto! Esperamos ter abordado tudo o que você precisa saber para implementar o Wellhub no seu processo de folha de pagamento.
Ainda tem alguma dúvida?
Estamos aqui para ajudar! Peça ao seu RH para organizar uma chamada com um representante do Wellhub que possa conversar sobre suas necessidades específicas.
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