Gehaltsabrechnung

mit Wellhub

Einfache Verwaltung

der Gehaltsabrechnung

Ausscheidende

Mitarbeitende

Die Lohnabzugsdatei

Gehaltsabrechnung & ​Wellhub+

Die Integration von Wellhub in Ihr Gehalts-abrechnungssystem scheint auf den ersten Blick kompliziert zu sein, doch hier bei Wellhub helfen wir Ihnen gerne dabei. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen den Prozess Schritt für Schritt, sodass Sie den Launch von Wellhub in Ihrem Unternehmen bestens vorbereiten können.

Lassen Sie uns anfangen!

Gehaltsabrechnung mit Wellhub –

Schritt für Schritt erklärt

Für Mitarbeitende

Lassen Sie uns zunächst erklären, wie Wellhub für Mitarbeitende funktioniert. Wellhub ist ein flexibler Benefit, der es Mitarbeitenden ermöglicht, zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Jahres Pakete zu kaufen, zu pausieren oder ein Upgrade durchzuführen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeitende seinen eigenen Abonnementzyklus hat, der beginnt, sobald derjenige ein Paket abonniert.

Paket-Upgrades

Paketpausen

Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihre Pakete zu pausieren. Diese Pause gilt ab dem Tag nach der Beantragung der Pause. Wenn sie das Paket wieder aktivieren, können die Mitarbeitenden die bezahlten und nicht genutzten Tage aus dem Abrechnungszeitraum vor der Pause nutzen. Der neue Abrechnungs-zeitraum beginnt erst, nachdem die verbliebenen Tage aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum aufgebraucht wurden.

Drei Tage vor dem von Ihnen gewählten Rechnungsdatum (an dem Ihre Lastschrift und die Lohnabzugsdatei zur Verfügung stehen) legt Wellhub einen Stichtag fest, der das Ende Ihres Abrechnungszeitraums markiert. So wird die Lastschrift konsolidiert.

Mitarbeitenden, die vor diesem Stichtag ein Abonnement abschließen oder ein Upgrade durchführen, werden die entsprechenden Beträge von der aktuellen Gehaltsabrechnung abgezogen. Wenn jemand nach dem Stichtag ein Abonnement abschließt oder ein Upgrade durchführt, wird dies in die Gehaltsabrechnung des nächsten Monats aufgenommen.

Sehen wir uns die Mitarbeiterin Maria als Beispiel an:

Für Unternehmen

Sehen wir uns nun an, was das für Sie bedeutet. Es erfordert genaue Koordination und Kooperation zwischen verschiedenen Stellen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Zahlungen rechtzeitig erhalten. Sie können auswählen, wann Sie die Lohnabzugsdatei erhalten möchten, die alle Informationen zu den abzuziehenden Beträgen Ihrer Mitarbeitenden enthält, um sie mit Ihren Bearbeitungszeiten und Ihrem Zahltag abzustimmen.

Hier ist ein praktisches Beispiel für Marias Firma:

• Das Abrechnungsdatum ist das Datum, an dem die Lohnabzugsdatei und die Lastschrift verfügbar sind. Da der ​Zahltag im Unternehmen der 29. Juni ist, wurde das Abrechnungsdatum am 26. Juni festgelegt, um genügend ​Zeit zu haben, um die Lohnabzugsdatei im Gehaltsabrechnungssystem zu verarbeiten.
  

• Am Zahltag wird den Wellhub-Abonennt:innen der Betrag, der für ihr Abonnement fällig ist, von der ​Gehaltsabrechnung abgezogen.

• Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, an dem das Unternehmen die Lastschrift an Wellhub bezahlen muss.
  

Führen wir nun all dies zusammen …

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung

ist wirklich einfach

Sehen wir uns nun an, wie das in der Praxis mit unserer HR-Plattform „Wellhub für Unternehmen“ funktioniert. ​Dieser optimierte Prozess dauert im Monat nur 20 Minuten.

Aktualisieren Ihrer Mitarbeitendenliste

Ihre Personalabteilung kann Mitarbeitende ganz einfach hinzufügen bzw. entfernen, indem die Mitarbeitendenliste bei Wellhub für Unternehmen aktualisiert wird.

Tipp: Sie können die Mitarbeitendenliste so oft im Monat wie nötig aktualisieren, wenn neue Mitarbeitende eingestellt werden oder Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden.

Abzüge nachverfolgen

Auf der Abrechnungsseite erhält Ihre Personalabteilung in Echtzeit eine Übersicht über die Lastschrift und die Lohnabzugsdatei des aktuellen Abrechnungszeitraums. Diese werden täglich aktualisiert, um neue Mitarbeitende hinzuzufügen, die ein Wellhub-Abonnement abschließen und als Zahlungsmethode den Gehaltsabzug gewählt haben.

Lohnabzugsdatei herunterladen und verarbeiten

Ihre Personalabteilung kann die Lohnabzugsdatei herunterladen, um sie dann in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem zu verarbeiten. Abhängig von Ihrem System müssen Sie die Datei eventuell formatieren, um sie den Anforderungen Ihres Systems anzupassen.

Die Lohnabzugsdatei

In Ihrer Lohnabzugsdatei wird der Gesamtbetrag angezeigt, der für die einzelnen Mitarbeitenden für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig ist und von deren Gehaltsabrechnung abgezogen wird. Sie enthält dieselben Mitarbeitendendaten, die in der Mitarbeitendenliste zu finden sind.

• Verfügbar im CSV- und XSLV-Format.
  
• Diese Datei darf nur für die Gehaltsabrechnung verwendet werden. Sie umfasst Abonnent:innen, die die Gehaltsabrechnung als Zahlungsmethode nutzen und messbare Beträge haben, die von den Gehaltsabrechnungen abgezogen werden.
  

Was wird in der Lohnabzugsdatei angezeigt, wenn ein Mitarbeitender ein Paket pausiert?

Gehaltsabrechnung & Wellhub+

Wenn Ihr Unternehmen mit Wellhub+ kostenlose Pakete anbietet, werden Mitarbeitende, die ein kostenloses Paket mit einem Wert von 0 € abonniert haben, nicht in der Lohnabzugsdatei angezeigt.

Hier erfahren Sie mehr über Wellhub+ und die Gehaltsabrechnung.

Nachverfolgung und Verwaltung

von ausscheidenden Mitarbeitenden

Sie sind auf dem besten Weg, Wellhub nahtlos in Ihren bestehenden Gehaltsabrechnungsprozess zu integrieren. Es gibt jedoch eine wichtige Überlegung: Was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?

Es ist wichtig, einen Prozess einzuführen, wie ausscheidende Mitarbeitende aus der Mitarbeitendenliste entfernt werden, bevor es tatsächlich so weit ist. Sobald die Mitarbeitenden entfernt wurden, wird eine eigene Lohnabzugsdatei für ausscheidende Mitarbeitende erstellt. Diese ist der Standard-Lohnabzugsdatei ähnlich, enthält jedoch nur die ausstehenden Beträge der ausscheidenden Mitarbeitenden. Wenn der ausscheidende Mitarbeitende keine ausstehenden Beträge hat, wird die Lohnabzugsdatei nicht erstellt.

Tipp: Viele Kunden entfernen Mitarbeitende einen Monat, bevor diese aus dem Unternehmen ausscheiden, aus der Liste. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeitende per E-Mail benachrichtigt werden, wenn sie aus der Mitarbeitendenliste entfernt werden.

Wenn es zu einem unerwarteten Ausscheiden kommt, gibt es Tools, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie nicht die Abokosten der ausscheidenden Mitarbeitenden zahlen müssen.

Mitarbeitende aus der Mitarbeitendenliste entfernen

Ihre Personalabteilung kann einzelne Mitarbeitende schnell und einfach aus der Mitarbeitendenliste entfernen.

Lohnabzugsdatei der ausscheidenden Mitarbeitenden ​herunterladen

Die Lohnabzugsdatei der ausscheidenden ​Mitarbeitenden ist sofort mit dem beim Offboarding ​einzuziehenden Betrag verfügbar.

Tipp: Beachten Sie, dass Mitarbeitende sofort benachrichtigt werden, wenn sie aus der Liste entfernt werden. Wenn Sie erwägen, Mitarbeitende zu kündigen, planen Sie entsprechend und überprüfen Sie in der Live-Vorschau der Lohnabzugsdatei, ob der Mitarbeitende ausstehende Abzüge hat. Diese Datei finden Sie auf der Seite „Abrechnung“.

Mit diesen Schritten stellen Sie sicher, dass Sie Wellhub-Gehaltsabzüge für ausscheidende Mitarbeitende ​effizient verwalten und einen reibungslosen Offboarding-Prozess bieten können.

Integrationen: Optimierung der ​Gehaltsabrechnung

Zur Übertragung von Mitarbeitendenlisten und Lohnabzugsdateien kann SFTP (Secure File Transfer Protocol) genutzt werden.

Es steht Ihnen als Self-Service-Funktion auf der HR-Plattform von Wellhub zur Verfügung und unterstützt PGP-Datenverschlüsselung. Wenn Ihr Unternehmen SFTP einführen möchte, kann Ihre Personalabteilung dies einfach mit Unterstützung Ihres IT-Teams und der Kundenbetreuung von Wellhub einrichten.

Bonus-Abschnitt: ​Gehaltsabrechnung & Wellhub+

Was ist Wellhub+?

Mit Wellhub+ können Unternehmen noch mehr in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden investieren, indem sie ​diesen vom Unternehmen mitfinanzierte Abonnements vergünstigt oder sogar kostenlos anbieten.

Wenn Ihr Unternehmen Wellhub+ anbietet, beachten Sie bitte Folgendes:

• Mitarbeitende, die ein kostenloses Paket mit einem Wert von 0 € abonniert haben, werden nicht in der ​Lohnabzugsdatei angezeigt.
  

• Wenn Mitarbeitende ein Upgrade von einem kostenlosen Paket zu einem kostenpflichtigen Paket durchführen, ​wird der Wert des kostenpflichtigen Pakets in der Lohnabzugsdatei angezeigt.
  

• Wenn Mitarbeitende ihr Upgrade zwischen dem Ende Ihres Abrechnungszeitraums (dem Stichtag) und dem ​Tag durchführen, an dem Sie die Lohnabzugsdatei erhalten, werden die Pakete der Mitarbeitenden erst in der ​Lohnabzugsdatei für den nächsten Abrechnungszeitraum berücksichtigt.

• Wenden Sie sich bei steuerrechtlichen Fragen an die Rechtsberatung Ihres Unternehmens.
  

Häufig gestellte Fragen

Ist es möglich, die Abrechnungshäufigkeit an den Gehaltsabrechnungszyklus meines Unternehmens anzupassen, der nicht monatlich ist, sondern z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich?

Die Abrechnungshäufigkeit erfolgt monatlich, um sie an die Pakete der Nutzer:innen anzupassen. Sie ​können für die abzuziehenden Abonnementbeträge jedoch ein bestimmtes Abrechnungsdatum ​auswählen, das mit einem Zahltag im Monatsverlauf übereinstimmt.

Was ist, wenn einige Mitarbeitende den Abzug von der Gehaltsabrechnung nicht als Zahlungsmethode ​verwenden können?

Ihre Personalabteilung kann die Gehaltsabrechnung für Einzelpersonen oder Gruppen einfach über das ​Feld „Gehaltsabrechnung aktiviert“ deaktivieren, wenn die Mitarbeitendenliste hochgeladen wird. ​Unternehmen können diese Option für Mitarbeitende nutzen, die vielleicht den Mindestbetrag nicht ​immer erreichen, damit der Wellhub-Betrag abgezogen werden kann.

Das war’s schon! Wir hoffen, dass wir alle offenen Fragen klären konnten, die Sie zur Integration von Wellhub in Ihren Gehaltsabrechnungsprozess hatten.

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