La integración de Wellhub en tu sistema de nóminas puede parecer abrumador, pero en realidad te lo ponemos muy fácil con esta guía que te ayudará paso a paso. Así te olvidarás de los quebraderos de cabeza y te prepararás para implementar Wellhub de la manera que mejor se adapte a tu organización.
¡Allá vamos!
Cómo funciona el proceso de integración
en la nómina de Wellhub
Para empleados/as
Primero, vamos a explicarte cómo funciona Wellhub para tus empleados/as. Wellhub es una prestación que es flexible, lo que permite a toda tu plantilla adquirir un plan, cambiarlo de nivel o pausarlo en cualquier momento del año. Por tanto, cada empleado/a tiene un ciclo de suscripción único que comienza cuando dicha persona se suscribe a un plan determinado.
Los cambios de nivel de los planes se aplican de inmediato y modifican el periodo de facturación del empleado/a. Al empleado/a se le deducirá el coste del nuevo plan, MENOS los días que no haya usado del plan anterior.
Cambio de nivel de los planes
Cuando algún empleado/a pausa su plan, el cambio se aplica al día siguiente de que envíen la solicitud. Cuando el plan se reanuda, pueden aprovechar los días que ya habían pagado en el periodo de facturación anterior a la pausa, pero que aún no habían utilizado. El nuevo periodo de facturación no se activará hasta que se utilicen los días sobrantes del periodo de facturación anterior.
Puesta en pausa de los planes
La fecha límite que Wellhub establece para marcar el final del periodo de facturación se fija en tres días antes de tu fecha de facturación (o sea, el día que hayas elegido para que el archivo de deducciones y la nota de débito (no sujeta a impuestos) estén disponibles). Wellhub utiliza esta fecha para calcular el importe de la nota de débito (no sujeta a impuestos).
En el caso de los empleados/as que se suscriban a Wellhub o mejoren su plan antes de esa fecha límite, el importe correspondiente al periodo de facturación actual se deducirá de su próxima nómina. Si se suscriben o mejoran su plan con posterioridad a esta fecha, se incluirán en la deducción de la nómina del mes siguiente.
Supongamos que María es una de tus empleadas:
- María se suscribe al plan Basic el 20 de junio.
- Si la fecha límite de tu empresa para las deducciones en la nómina es el 23 de junio, el periodo de facturación de todas las suscripciones y mejoras de plan de tus empleados/as abarcará del 24 de mayo al 23 de junio.
- El día de pago, a María se le resta de su nómina el importe mensual correspondiente a su suscripción.
- El 20 de julio, el plan de María se renueva.
Para ti
Ahora, vamos a hablar de lo que esto significa para ti. Garantizar que tus empleados/as reciben el pago de su nómina con puntualidad requiere una coordinación precisa y una colaboración excelente entre las distintas partes interesadas. Por ello, tendrás la flexibilidad de elegir cuándo quieres recibir el archivo con las deducciones de los empleados/as, ajustándolo al día de pago de las nóminas y a los SLA del proceso.
Sigamos con María en este otro ejemplo práctico:
- La fecha de facturación es el día en que están disponibles tanto el archivo de deducciones como la nota de débito (no sujeta a impuestos). Como el día de pago de la empresa es el 29 de junio, han fijado la fecha de facturación para el 26 de junio, con lo que tendrán tiempo suficiente para procesar el archivo de deducciones en su sistema de nóminas.
- El día de pago, a los suscriptores de Wellhub se les restan de sus nóminas los importes correspondientes a sus suscripciones.
- La fecha de vencimiento de la nómina es la fecha en que la empresa debe pagar la nota de débito (no sujeta a impuestos).
Repasemos todos los pasos clave…
Archivo de deducciones:
archivo mensual en formato .xslx o .csv que muestra el importe total que debe cada empleado/a. Este archivo se utiliza en los sistemas de gestión de nóminas.
Nota de débito:
documento que informa del importe que se debe a Wellhub.
Fecha de facturación:
la fecha en la que Wellhub envía la nota de débito (no sujeta a impuestos) y el archivo de deducciones al cliente y los sube a Wellhub para empresas.
Gestionar las nóminas es muy sencillo
Ahora, veamos cómo funciona en la práctica con Wellhub para empresas, nuestra plataforma de RR. H.H Este proceso simplificado te llevará como máximo 20 minutos al mes.
Actualiza tu lista de empleados/as
tu gerente de RR. HH. puede añadir o eliminar empleados/as fácilmente al actualizar tu lista de empleados/as en Wellhub para empresas.
Consejo profesional: Puedes actualizar la lista de empleados/as tantas veces como sea necesario durante el mes para incluir nuevas incorporaciones o eliminar las bajas en la empresa.
Lleva un seguimiento de las deducciones
En la página de facturación, el gerente de RR. HH. tiene una vista previa en tiempo real de la nota de débito (no sujeta a impuestos) y el archivo de deducciones para el período de facturación en curso. Esta información se actualiza a diario con los nuevos empleados/as que se suscriban a Wellhub a través con deducción en la nómina.
Descarga y procesa el archivo de deducciones
Tu gerente de RR. HH. puede descargar el archivo de deducciones para procesarlo en tu sistema de nóminas. Dependiendo del sistema, es posible que tengas que formatear el archivo para cumplir con los requerimientos de tu sistema de nóminas.
El archivo de deducciones
El archivo de deducciones muestra el importe total que cada empleado/a debe en concepto del ciclo de facturación anterior y que se deducirá de sus nóminas. Incluye la misma información relativa a los empleados/as que figura en el archivo con la lista de empleados/as.
- Está disponible en formato CSV y XSLV.
- Este archivo debe utilizarse únicamente para procesar las nóminas. Incluye a los suscriptores que utilizan la nómina como forma de pago y tienen importes cuantificables que deben deducirse de sus nóminas.
Wellhub establece una fecha límite 3 días antes de la fecha de facturación. Ese día es el final de tu periodo de facturación y se utiliza como referente para crear el archivo de deducciones.
- Si el plan de un empleado/a se pausa justo en esa fecha, no aparecerá en el archivo de deducciones, ya que no habrá que restarle ningún importe de la nómina.
- Si un empleado/a pausa su plan entre la fecha límite y el momento en que recibes el archivo, se mostrará el valor del plan anterior a la pausa, porque ese era el plan que tenía activo cuando se creó el archivo de deducciones.
- Cuando el plan se reanuda, pueden aprovechar los días que ya habían pagado en el periodo de facturación anterior a la pausa, pero que aún no habían utilizado. Una vez que utilice estos días, comenzará su nuevo periodo de facturación y esta información se reflejará en el archivo de deducciones.
- Si el nuevo periodo de facturación comienza entre la fecha límite y el momento en que recibes el archivo, aparecerá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un empleado/a pausa su plan?
Cuando los empleados/as cambian su plan a uno de nivel superior, el archivo de deducciones mostrará la diferencia entre el valor del plan nuevo y los días que no se hayan usado del plan anterior.
- Estos cambios se aplican de inmediato y modifican los periodos de facturación de los empleados/as.
- Si un empleado/a pasa a un plan superior entre el final de tu periodo de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibes el archivo de deducciones, se mostrará el valor del plan anterior al cambio. El importe del nuevo plan aparecerá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un empleado/a cambia a un plan superior?
Deducción en la nómina y Wellhub+
Si tu empresa ofrece planes gratuitos con Wellhub+, los empleados/as que estén suscritos a un plan gratuito con un valor de 0 € no aparecerán en el archivo de deducciones.
Puedes encontrar más información sobre Wellhub+ y la deducción en la nómina aquí
Seguimiento y gestión de los empleados/as
que causan baja en la empresa
Estás dando los pasos necesarios para integrar Wellhub en tu proceso actual de gestión de las nóminas. Sin embargo, debes tener en cuenta un detalle importante: ¿qué sucede cuando un empleado/a deja la empresa?
Es esencial establecer un proceso para eliminar de la lista de empleados/as a las personas que vayan a causar baja en la empresa antes de que lo hagan. Una vez que las elimines, se generará un archivo de deducciones específico sobre dichos empleados/as. Es similar al archivo de deducciones estándar, pero incluye exclusivamente los importes que debe cada uno de estos empleados/as. Si no deben ninguna cantidad, no se generará ningún archivo de deducciones.
Consejo profesional: Muchos clientes optan por eliminar a sus empleados/as un mes antes de la fecha de salida. Ten en cuenta que cuando eliminas de la lista a un empleado/a, este recibe un aviso por correo electrónico.
Cuando la salida es inesperada, existen herramientas para garantizar que no haya contratiempos:
Elimina al empleado/a de la lista
Tu gerente de RR. HH. puede eliminar a una persona específica de la lista de empleados/as de forma fácil y rápida.
Descarga al instante el archivo de deducciones de
la persona que se marcha de la empresa
Dicho archivo estará disponible de inmediato e indica el importe que se le debe cobrar al empleado/a durante el proceso de baja.
Consejo profesional: Recuerda que los empleados/as reciben una notificación en el mismo instante en que se les elimina de la lista. Si estás planteándote rescindir el contrato de un empleado/a, planifícalo con antelación y verifica si tiene alguna deducción pendiente visualizando la vista previa del archivo de deducciones. Se encuentra disponible en la página de facturación y se actualiza en tiempo real.
Con estos pasos, puedes gestionar de manera eficiente las deducciones de Wellhub en la nómina para aquellos empleados/as que causen baja de la empresa, garantizando así una transición sin problemas.
Integraciones: simplificando
la gestión de las nóminas
Integraciones: simplificando la gestión de las nóminas
El protocolo seguro de transferencia de archivos (o SFTP) te permite transferir las listas de empleados/as y los archivos de deducciones.
Además, es una función de «autoservicio» que se integra en tu plataforma de RR. HH. de Wellhub y ofrece un cifrado de datos PGP. Si tu empresa decide implementar nuestro SFTP, tu gerente de RR. HH. puede configurarlo fácilmente con la ayuda de tu equipo de TI y tu representante de Wellhub.
Sección extra
Deducción en la nómina y Wellhub+
¿Qué es Wellhub+?
Wellhub+ permite a las empresas invertir aún más en el bienestar de sus empleados/as al ofrecer el acceso a los planes de Wellhub con una subvención parcial o total por la empresa.
Si tu empresa ofrece Wellhub+, ten en cuenta lo siguiente:
- Los empleados/as que estén suscritos a un plan gratuito con un valor de 0 € no aparecerán en el archivo de deducciones.
- Si un empleado/a pasa de un plan gratuito a uno de pago, el valor del plan de pago se mostrará en el archivo de deducciones.
- Si el empleado/a pasa a un plan superior entre el final de tu periodo de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibes el archivo de deducciones, se incluirá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
- Para obtener asesoramiento sobre la declaración de impuestos, consulta al gerente fiscal de tu empresa.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es posible adaptar la frecuencia de facturación al ciclo de las nóminas de mi empresa, que no es mensual (por ejemplo, es semanal o quincenal)?
La frecuencia de facturación es mensual para ajustarse a los planes de los usuarios. Sin embargo, puedes elegir una fecha de facturación específica que corresponda a una nómina dentro del mes para que se deduzcan los importes de la suscripción.
¿Qué sucede si algunos empleados/as no pueden usar la deducción en la nómina como método de pago?
Tu gerente de RR. HH. puede desactivar fácilmente la deducción en la nómina en el caso de determinadas personas o grupos de empleados/as utilizando el campo «Incluido en la nómina» al subir la lista de empleados/as. Las empresas pueden utilizar esta función con los empleados/as cuyas nóminas no alcanzaran el importe mínimo para poder deducir la suscripción de Wellhub de las mismas.
¿Cómo afecta a mi declaración de impuestos el hecho de deducirme Wellhub en la nómina?
Para obtener asesoramiento sobre las cuestiones relacionadas con la declaración de impuestos, consulta a los gerentes fiscales de tu empresa.
Y ¡eso es todo! Esperamos haber resuelto todas tus dudas para incluir Wellhub en tu sistema de gestión de nóminas.
¿Tienes alguna otra duda?
Estaremos encantados de ayudarte. Pídele a tu contacto de RR. HH. que organice una llamada con un representante de Wellhub para hablar sobre tus requisitos específicos.
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