Integrare Wellhub con il sistema delle buste paga della tua azienda potrebbe scoraggiarti, ma non preoccuparti: ci pensiamo noi. Questa guida ti aiuterà passo dopo passo, così avrai meno grattacapi possibili e potrai lanciare con successo Wellhub nel modo più indicato nella tua azienda.
Cominciamo…
Come funziona l’integrazione di Wellhub in busta paga
Per i dipendenti
Per prima cosa, chiariamo come funziona Wellhub per i dipendenti della tua azienda. Wellhub è un benefit flessibile che consente ai dipendenti di acquistare un piano o sospenderlo oppure fare il passaggio a un piano superiore in qualsiasi momento durante l'anno. Ciò significa che ogni dipendente ha un ciclo di abbonamento univoco che inizia quando sottoscrive un piano.
Gli upgrade dei piani sono immediatamente effettivi, così come le conseguenti modifiche nel periodo di fatturazione dei dipendenti interessati. Ai dipendenti verrà detratto in busta paga il costo del nuovo piano, MENO i giorni non utilizzati dal piano precedente.
Upgrade dei piani
I dipendenti hanno la possibilità di sospendere i piani, scelta che diventa effettiva il giorno successivo alla richiesta. Quando il piano si riattiva, i dipendenti possono nuovamente usufruire dell'abbonamento per i giorni pagati e non utilizzati del periodo di fatturazione prima della sospensione. Il nuovo periodo di fatturazione avrà inizio solo dopo che verranno utilizzati i giorni rimanenti del periodo precedente.
Sospensione dei piani
Tre giorni prima della data di fatturazione prescelta (la data in cui sono disponibili la nota di addebito e il file delle detrazioni), Wellhub stabilisce una data limite che segna la fine del periodo di fatturazione. Utilizziamo tale data per quantificare l'importo da inserire nella nota di addebito.
I dipendenti che si iscrivono o fanno un upgrade prima di questa data limite troveranno la detrazione per il periodo di fatturazione corrente nella busta paga dello stesso mese. Chi si iscrive o fa un upgrade dopo questa data vedrà invece la detrazione in busta paga il mese successivo.
Facciamo un esempio con un'ipotetica dipendente, Maria:
- Maria si abbona al piano Basic il 20 giugno.
- Visto che la data di chiusura delle buste paga dell'azienda è il 23 giugno, il periodo di fatturazione dell'azienda riguarda tutti gli abbonamenti e gli aggiornamenti dei dipendenti che avvengono tra il 24 maggio e il 23 giugno.
- Il giorno di paga, il costo mensile del piano di Maria viene detratto dalla sua busta paga.
- Il 20 luglio, il piano di Maria si rinnova.
Per la tua azienda
Ora spostiamo l'attenzione su cosa implica tutto ciò per la tua azienda. Garantire che i dipendenti ricevano gli stipendi nei tempi previsti richiede coordinazione e collaborazione impeccabili tra le varie parti interessate. Puoi scegliere liberamente quando ricevere il file contenente le informazioni sulle detrazioni in busta pagata dei dipendenti (file delle detrazioni), allineandolo al giorno di paga e ai tuoi SLA.
Proseguiamo con l'esempio di Maria e osserviamo la sua azienda:
- La data di fatturazione è quella in cui sono resi disponibili il file delle detrazioni e la nota di addebito. Poiché il giorno di paga dell'azienda è il 29 giugno, quest'ultima ha scelto come data di fatturazione il 26 giugno per avere tutto il tempo necessario per elaborare il file delle detrazioni nel suo sistema delle buste paga.
- Il giorno di accredito dello stipendio, agli abbonati Wellhub vengono detratti in busta paga gli importi dovuti per i loro abbonamenti.
- La data di scadenza in busta paga è quella in cui l'azienda deve saldare quanto previsto nella nota di addebito.
Ora ricapitoliamo tutti i passaggi chiave...
File detrazioni:
un file .xslx o .csv mensile, che contiene l’importo totale dovuto da ciascun dipendente. Questo file viene utilizzato per l’elaborazione delle buste paga nel gestionale dell’azienda.
Nota di addebito:
un documento che informa i clienti dell'importo dovuto a Wellhub.
Data di fatturazione
la data in cui Wellhub invia al cliente la nota di addebito e il file delle detrazioni e lo rende disponibile su Wellhub per le aziende.
Gestire le detrazioni in busta paga è facile come bere un bicchiere d'acqua
Ora vediamo come funziona nella pratica con la nostra piattaforma dedicata alle HR, Wellhub per le aziende. Questo processo semplificato ti richiederà non più di 20 minuti al mese.
Aggiorna l'elenco dei dipendenti
L’admin HR può aggiungere e rimuovere facilmente i dipendenti aggiornando il relativo elenco su Wellhub per le aziende.
Suggerimento: È possibile aggiornare l'elenco dei dipendenti tutte le volte che è necessario nel corso del mese per accogliere i nuovi assunti e rimuovere quelli che non fanno più parte dell'azienda.
Monitora le detrazioni
Nella pagina di fatturazione, l'admin HR visualizza un'anteprima in tempo reale della nota di addebito e del file detrazioni. Si aggiorna quotidianamente per includere i nuovi dipendenti che si iscrivono a Wellhub tramite detrazione in busta paga.
Scarica ed elabora il file delle detrazioni
L’admin HR può scaricare il file delle detrazioni per l'elaborazione nel sistema delle buste paga. A seconda del sistema, potrebbe essere necessario formattare il file per soddisfare i requisiti del tuo sistema.
Voilà! Il tuo gestionale delle buste paga è ora impostato per detrarre gli abbonamenti Wellhub dagli stipendi dei dipendenti.
Il file delle detrazioni
Il file delle detrazioni mostra l'importo totale dovuto da ciascun dipendente per il periodo di fatturazione precedente, da detrarre in busta paga. Include le stesse informazioni fornite nel file con l'elenco dei dipendenti.
- Disponibile in formato CSV e XSLV
- Il file deve essere utilizzato solo per l'elaborazione delle detrazioni in busta paga. Include gli abbonati che hanno scelto la busta paga come metodo di pagamento e hanno importi quantificabili da detrarre.
- Se il piano di un dipendente viene sospeso in questa data, non apparirà nel file delle detrazioni, in quanto non sono dovuti importi da detrarre.
- Se il dipendente sospende l'abbonamento tra la data limite e il momento in cui ricevi il file, visualizzerai il costo del piano prima della sospensione, riflettendo lo stato del piano attivo durante la creazione del file delle detrazioni.
- Quando il piano si riattiva, i dipendenti possono nuovamente usufruire dell'abbonamento per i giorni pagati e non utilizzati nel periodo di fatturazione precedente. Una volta utilizzati questi giorni, inizierà il nuovo periodo di fatturazione, che si rifletterà nel file delle detrazioni.
- Se il nuovo periodo di fatturazione inizia tra la data limite e il momento in cui ricevi il file, lo troverai indicato nel file delle detrazioni per il periodo di fatturazione successivo.
Cosa vedo nel file delle detrazioni quando un dipendente sospende un piano?
Wellhub imposta una data limite di 3 giorni prima di quella di fatturazione. Questa scadenza segna la fine del periodo di fatturazione e viene utilizzata per stilare il file delle detrazioni.
Quando i dipendenti passano a un nuovo piano, il file delle detrazioni mostrerà la differenza tra il valore del piano aggiornato del dipendente e i giorni inutilizzati del piano precedente.
- Gli upgrade dei piani sono immediatamente effettivi, con conseguente adeguamento dei periodi di fatturazione.
- Se il passaggio a un piano superiore viene fatto tra la fine del periodo di fatturazione (data limite) e la data in cui ricevi il file delle detrazioni, verrà mostrato il valore del piano prima dell'upgrade. L'upgrade verrà conteggiato nel file delle detrazioni del periodo di fatturazione successivo.
Cosa vedo nel file delle detrazioni per i dipendenti che fanno l'upgrade di un piano?
Detrazioni in busta paga per Wellhub+
Se la tua azienda offre piani gratuiti con Wellhub+, i dipendenti che hanno attivato un piano gratuito, quindi del valore di 0 €, non verranno mostrati nel file delle detrazioni.
Scopri di più sulle detrazioni in busta paga per Wellhub+ qui
Monitoraggio e gestione
dei dipendenti
che lasciano l'azienda
Monitoraggio e gestione dei dipendenti
che lasciano l'azienda
Sei sulla buona strada per integrare perfettamente Wellhub nel tuo attuale processo di elaborazione delle buste paga. C'è però da prendere in considerazione ancora un altro aspetto importante: cosa succede quando un dipendente va via dall'azienda?
È essenziale stabilire un processo per rimuovere queste persone dall'elenco dei dipendenti prima che ciò accada. Una volta rimosso il dipendente, viene generato un file delle detrazioni per questa persona. È simile al file delle detrazioni standard, ma include esclusivamente gli importi restanti dovuti per ogni dipendente che va via. Il file non viene generato se il dipendente non ha importi da detrarre.
Suggerimento: Molti clienti scelgono di rimuovere i dipendenti un mese prima della data in cui lasceranno l'azienda. Quando una persona viene rimossa dall'elenco dei dipendenti, questa riceverà una notifica via e-mail.
Se il licenziamento avviene in modo inaspettato, esistono alcuni strumenti per assicurarti di non essere mai colto alla sprovvista da cambiamenti repentini:
Rimuovi il dipendente dal relativo elenco
L’admin HR può rimuovere facilmente e rapidamente singoli dipendenti da questo elenco.
Scarica immediatamente il file delle detrazioni
per questa persona
II file delle detrazioni del dipendente che va via è subito disponibile e include l'importo ancora dovuto da questa persona durante l'offboarding.
Suggerimento: Ricorda che i dipendenti vengono avvisati tempestivamente una volta rimossi dall'elenco. Se stai pensando di rescindere il contratto di un dipendente, prima verifica se questa persona ha delle detrazioni in sospeso nell'anteprima in tempo reale del file delle detrazioni (che si trova nella pagina di fatturazione della piattaforma).
Seguendo questi passaggi, puoi gestire in modo efficiente le detrazioni in busta paga di Wellhub per i dipendenti che abbandonano l'azienda e garantire una transizione senza intoppi.
Integrazioni: Ottimizzazione del pagamento tramite addebito in busta paga
Integrazioni: Ottimizzazione del pagamento tramite addebito in busta paga
È possibile trasferire gli elenchi di dipendenti e i file di detrazioni tramite SFTP (Secure File Transfer Protocol).
Inoltre, è una funzionalità self-service sulla piattaforma di Wellhub per le HR ed è disponibile la crittografia dei dati PGP. Se la tua azienda decide di adottare l'SFTP, l’admin HR può facilmente configurarlo con l'aiuto del team IT e del rappresentante Wellhub di riferimento.
Detrazioni in busta paga
per Wellhub+
Sezione bonus
Detrazioni in busta paga per Wellhub+
Cos'è Wellhub+?
Wellhub+ consente alle organizzazioni di investire ancora di più nel benessere dei dipendenti offrendo l'accesso ai piani di abbonamento sovvenzionati dall'azienda, con opzioni gratuite o comunque a un costo ridotto.
Se la tua azienda offre Wellhub+, considera questi aspetti:
- I dipendenti abbonati a un piano gratuito, quindi con un costo per loro pari a 0 €, non verranno mostrati nel file delle detrazioni.
- Se un dipendente passa da un piano gratuito a uno a pagamento, il costo di quest'ultimo verrà mostrato nel file delle detrazioni.
- Se il dipendente fa l'upgrade tra la fine del periodo di fatturazione (data limite) e la data in cui ricevi il file delle detrazioni, questa persona verrà inclusa nel file delle detrazioni nel periodo di fatturazione successivo.
- Per indicazioni sulla dichiarazione dei redditi, consulta l’ufficio di riferimento della tua azienda.
Domande frequenti
Domande frequenti
È possibile adattare la frequenza di fatturazione al ciclo delle buste paga della mia azienda, che non è mensile (ad esempio settimanale o bisettimanale)?
La frequenza di fatturazione è mensile per allinearsi ai piani degli utenti. Tuttavia, è possibile scegliere una data di fatturazione specifica che corrisponda a una busta paga entro il mese per gli importi dell'abbonamento da detrarre.
Cosa succede se alcuni dipendenti non possono utilizzare le detrazioni in busta paga per l'abbonamento?
L’admin HR può facilmente disabilitare le detrazioni in busta paga per individui o gruppi di dipendenti utilizzando il campo "Integrazione in busta paga abilitata" quando carica l'elenco dei dipendenti. Le aziende possono utilizzare questa funzionalità per i dipendenti che non sempre raggiungono l'importo minimo richiesto in busta paga per integrare Wellhub.
In che modo l'aggiunta di Wellhub in busta paga influisce sulla dichiarazione dei redditi?
Consulta l’ufficio di riferimento della tua azienda per indicazioni sulla dichiarazione dei redditi.
Ecco fatto! Ci auguriamo di averti fornito tutte le informazioni necessarie per sviluppare correttamente l'integrazione di Wellhub nel processo di elaborazione delle buste paga della tua azienda.
Hai altre domande?
Siamo qui per aiutarti! Chiedi al tuo referente HR di organizzare un incontro con un rappresentante Wellhub che possa affrontare le tue esigenze specifiche.
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