La integración de Wellhub en tu sistema de nóminas puede parecer abrumadora, pero en realidad te lo ponemos muy fácil con esta guía que te ayudará paso a paso. Así, te olvidarás de los dolores de cabeza y podrás prepararte para implementar Wellhub de la manera que mejor se adapte a tu organización.
¡Allá vamos!
Cómo funciona el proceso de integración
en la nómina de Wellhub
Para colaboradores/as
Primero, vamos a explicarte cómo funciona Wellhub para tus colaboradores/as. Wellhub es una prestación que es flexible, lo que permite a toda tu plantilla adquirir un plan, cambiarlo de nivel o pausarlo en cualquier momento del año. Por tanto, cada colaborador/a tiene un ciclo de suscripción único que comienza cuando dicha persona se suscribe a un plan determinado.
Los cambios de nivel de los planes se aplican de inmediato y modifican el periodo de facturación del colaborador/a. Al colaborador/a se le deducirá el costo del nuevo plan, MENOS los días que no haya usado del plan anterior.
Cambio de nivel de los planes
Cuando algún colaborador/a pausa su plan, el cambio se aplica al día siguiente de que este envíe la solicitud. Cuando el plan se reanuda, puede aprovechar los días que ya había pagado en el periodo de facturación anterior a la pausa, pero que aún no había utilizado. El nuevo periodo de facturación no se activará hasta que se utilicen los días sobrantes del periodo de facturación anterior.
Puesta en pausa de los planes
La fecha límite que Wellhub establece para marcar el final del periodo de facturación se fija en tres días antes de la fecha de facturación (o sea, el día que hayas elegido para que el archivo de deducciones y la nota de débito (no sujeta a impuestos) estén disponibles). Wellhub utiliza esta fecha para calcular el importe de la nota de débito (no sujeta a impuestos).
En el caso de los colaboradores/as que se suscriban a Wellhub o mejoren su plan antes de esa fecha límite, el importe correspondiente al periodo de facturación actual se deducirá de su siguiente nómina. Si se suscriben o mejoran su plan con posterioridad a esta fecha, se incluirán en la deducción de la nómina del mes siguiente.
Supongamos que María es una de tus colaboradoras:
- María se suscribe al plan Basic el 20 de junio.
- Si la fecha límite de tu empresa para las deducciones en la nómina es el 23 de junio, el periodo de facturación de todas las suscripciones y mejoras de plan de tus colaboradores/as abarcará del 24 de mayo al 23 de junio.
- El día de pago, a María se le resta de su nómina el importe mensual correspondiente a su suscripción.
- El 20 de julio, el plan de María se renueva.
Para ti
Ahora, vamos a hablar de lo que esto significa para ti. Garantizar que tus colaboradores/as reciben el pago de su nómina con puntualidad requiere una coordinación precisa y una colaboración excelente entre las distintas partes interesadas. Por ello, tendrás la flexibilidad de elegir cuándo quieres recibir el archivo con las deducciones de los colaboradores/as, ajustándolo al día de pago de las nóminas y a los SLA del proceso.
Sigamos con María en este otro ejemplo práctico:
- La fecha de facturación es el día en que están disponibles tanto el archivo de deducciones como la nota de débito (no sujeta a impuestos). Como el día de pago de la empresa es el 29 de junio, han fijado la fecha de facturación para el 26 de junio, con lo que tendrán tiempo suficiente para procesar el archivo de deducciones en su sistema de nóminas.
- El día de pago, a los suscriptores de Wellhub se les restan de sus nóminas los importes correspondientes a sus suscripciones.
- La fecha de vencimiento de la nómina es la fecha en que la empresa debe pagar la nota de débito.
Repasemos todos los pasos clave…
Archivo de deducciones:
archivo mensual en formato .xslx o .csv que muestra el importe total que debe cada colaborador/a. Este archivo se utiliza en los sistemas de gestión de nóminas.
Nota de débito:
documento que informa del importe que se debe a Wellhub.
Fecha de facturación:
fecha en la que Wellhub envía la nota de débito y el archivo de deducciones al cliente y los sube a Wellhub para empresas.
Gestionar las nóminas es muy sencillo
Ahora, veamos cómo funciona en la práctica con Wellhub para empresas, nuestra plataforma de RH. Este proceso simplificado te llevará como máximo 20 minutos al mes.
Actualiza tu lista de colaboradores/as
Tu gerente de RH puede agregar o eliminar colaboradores/as fácilmente al actualizar tu lista de colaboradores/as en Wellhub para empresas.
Consejo profesional: Puedes actualizar la lista de colaboradores/as tantas veces como sea necesario durante el mes para incluir nuevas incorporaciones o eliminar las bajas en la empresa.
Lleva un seguimiento de las deducciones
la página de facturación, el gerente de RH obtiene una vista previa en tiempo real de la nota de débito (no sujeta a impuestos) y el archivo de deducciones para el periodo de facturación en curso. Esta información se actualiza a diario con los nuevos colaboradores/as que se suscriban a Wellhub con deducción en la nómina.
Descarga y procesa el archivo de deducciones
Tu gerente de RH puede descargar el archivo de deducciones para procesarlo en tu sistema de nóminas. En función del sistema que uses, es posible que tengas que modificar el archivo para que el formato cumpla los requisitos necesarios.
El archivo de deducciones
El archivo de deducciones muestra el importe total que cada colaborador/a debe en concepto del ciclo de facturación anterior y que se deducirá de sus nóminas. Incluye la misma información relativa a los colaboradores/as que figura en el archivo con la lista de colaboradores/as.
- Está disponible en formato CSV y XSLV.
- Este archivo debe utilizarse únicamente para procesar las nóminas. Incluye a los suscriptores que utilizan la nómina como forma de pago y tienen importes cuantificables que deben deducirse de sus nóminas.
- Si el plan de un colaborador/a se pausa justo en esa fecha, no aparecerá en el archivo de deducciones, ya que no habrá que restarle ningún importe de la nómina.
- Si un colaborador/a pausa su plan entre la fecha límite y el momento en que recibes el archivo, se mostrará el valor del plan anterior a la pausa, porque ese era el plan que tenía activo cuando se creó el archivo de deducciones.
- Cuando el plan se reanuda, pueden aprovechar los días que ya habían pagado en el periodo de facturación anterior a la pausa, pero que aún no habían utilizado. Una vez que utilice estos días, comenzará su nuevo periodo de facturación y esta información se reflejará en el archivo de deducciones.
- Si el nuevo periodo de facturación comienza entre la fecha límite y el momento en que recibes el archivo, aparecerá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un colaborador/a pausa su plan?
Tres días antes de tu fecha de facturación es la fecha límite que Wellhub establece para marcar el final del periodo de facturación y esta es la que se utilizará como referente para crear el archivo de deducciones.
Cuando los colaboradores/as cambian su plan a uno de nivel superior, el archivo de deducciones mostrará la diferencia entre el valor del plan nuevo y los días que no se hayan usado del plan anterior.
- Estos cambios se aplican de inmediato y modifican los periodos de facturación de los colaboradores/as.
- Si un colaborador/a pasa a un plan superior entre el final de tu periodo de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibes el archivo de deducciones, se mostrará el valor del plan anterior al cambio. El importe del nuevo plan aparecerá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
¿Qué aparece en el archivo de deducciones cuando un colaborador/a cambia a un plan superior?
Deducción en la nómina y Wellhub+
Si tu empresa ofrece planes gratuitos con Wellhub+, los colaboradores/as que estén suscritos a un plan gratuito con un valor de $0 no aparecerán en el archivo de deducciones.
Puedes encontrar más información sobre Wellhub+ y la deducción en la nómina aquí
Seguimiento y gestión de los colaboradores/as
que causan baja en la empresa
Estás dando los pasos necesarios para integrar Wellhub en tu proceso actual de gestión de las nóminas. Sin embargo, debes tener en cuenta un detalle importante: ¿qué sucede cuando un colaborador/a deja la empresa?
Es esencial establecer un proceso para eliminar de la lista de colaboradores/as a las personas que vayan a causar baja en la empresa antes de que lo hagan. Una vez que las elimines, se generará un archivo de deducciones específico sobre dichos colaboradores/as. Es similar al archivo de deducciones estándar, pero incluye exclusivamente los importes que debe cada uno de estos colaboradores/as. Si no deben ninguna cantidad, no se generará ningún archivo de deducciones.
Consejo profesional: Muchos clientes optan por eliminar a sus colaboradores/as un mes antes de la fecha de salida. Ten en cuenta que cuando eliminas de la lista a un colaborador/a, este recibe un aviso por correo electrónico.
Cuando la salida es inesperada, existen herramientas para garantizar que no haya contratiempos:
Elimina al colaborador/a de la lista
Tu gerente de RH puede eliminar a una persona específica de la lista de colaboradores/as de forma fácil y rápida.
Descarga al instante el archivo de deducciones de
la persona que se marcha de la empresa
Dicho archivo estará disponible de inmediato e indica el importe que se le debe cobrar al colaborador/a durante el proceso de baja.
Consejo profesional: Recuerda que los colaboradores/as reciben una notificación en el mismo instante en que se les elimina de la lista. Si estás planteándote rescindir el contrato de un colaborador/a, planifícalo con antelación y verifica si tiene alguna deducción pendiente visualizando la vista previa del archivo de deducciones. Se encuentra disponible en la página de facturación y se actualiza en tiempo real.
Con estos pasos, puedes gestionar de manera eficiente las deducciones de Wellhub en la nómina para aquellos colaboradores/as que causen baja de la empresa, garantizando así una transición sin problemas.
Integraciones
Integraciones: simplificar la gestión de las nóminas
El protocolo seguro de transferencia de archivos (o SFTP) te permite transferir las listas de colaboradores/as y los archivos de deducciones.
Además, es una función de “autoservicio” que se integra en tu plataforma de RH de Wellhub y ofrece un cifrado de datos PGP. Si tu empresa decide implementar nuestro SFTP, tu gerente de RH puede configurarlo fácilmente con la ayuda de tu equipo de TI y tu representante de Wellhub.
Sección extra
Deducción en la nómina y Wellhub+
¿Qué es Wellhub+?
Wellhub+ permite a las empresas invertir aún más en el bienestar de sus colaboradores/as al ofrecer el acceso a los planes de Wellhub con una subvención parcial o total por la empresa.
Si tu empresa ofrece Wellhub+, ten en cuenta lo siguiente:
- Los colaboradores/as que estén suscritos a un plan gratuito con un valor de 0 € no aparecerán en el archivo de deducciones.
- Si un colaborador/a pasa de un plan gratuito a uno de pago, el valor del plan de pago se mostrará en el archivo de deducciones.
- Si el colaborador/a pasa a un plan superior entre el final de tu periodo de facturación (fecha límite) y la fecha en la que recibes el archivo de deducciones, se incluirá en el archivo de deducciones del siguiente periodo de facturación.
- Para obtener asesoramiento sobre la declaración de impuestos, consulta al gerente fiscal de tu empresa.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es posible adaptar la frecuencia de facturación al ciclo de las nóminas de mi empresa, que no es mensual (por ejemplo, es semanal o quincenal)?
La frecuencia de facturación es mensual para ajustarse a los planes de los usuarios. Sin embargo, puedes elegir una fecha de facturación específica que corresponda a una nómina dentro del mes para que se deduzcan los importes de la suscripción.
¿Qué sucede si algunos colaboradores/as no pueden usar la deducción en la nómina
como método de pago?
Tu gerente de RH puede desactivar fácilmente la deducción en la nómina en el caso de determinadas personas o grupos de colaboradores/as utilizando el campo “Incluido en la nómina” al subir la lista de colaboradores/as. Las empresas pueden utilizar esta función con los colaboradores/as cuyas nóminas no alcanzaran el importe mínimo para poder deducir de estas la suscripción de Wellhub.
¿Cómo afecta a mi declaración de impuestos el hecho de deducirme Wellhub en la nómina?
Para obtener asesoramiento sobre las cuestiones relacionadas con la declaración de impuestos, consulta a los gerentes fiscales de tu empresa.
Y ¡eso es todo! Esperamos haber resuelto todas tus dudas para
incluir Wellhub en tu sistema de gestión de nóminas.
Estaremos encantados de ayudarte. Pídele a tu contacto de RH que organice una llamada con un representante de Wellhub para hablar sobre tus requisitos específicos.
¿Tienes alguna otra duda?
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